Curso de Microsoft Excel 2019 básico – semana2

Hola y bienvenidos nuevamente al curso de Excel básico semana2, en esta clase trabajaremos temas de formatos, estilos, tipos de datos y muchas otras cosas más, cabe destacar que en esta clase de Excel seguiremos trabajando con la misma dinámica de las clases anteriores que ya hemos venido trabajado anteriormente en el curso de Excel básico 2019 semana1, como resultado seguiremos trabajando para desarrollar el curso de forma teórico practico. Además, con estos cursos de Excel básico buscamos que desarrolles las habilidades para utilizar de manera adecuada el software de Microsoft Excel 2019 de forma básica. También quiero contarte que muy pronto estaré estrenando mi canal de YouTube en el cual este curso de Excel básico 2019 semana2 también será grabado en video y estará disponible para todos ustedes y lo mejor de forma gratuita. Después de esta pequeña introducción empezaremos a desarrollar curso de Excel básico semana2:

Formulas y operadores en Excel

Tipos de datos

Todo libro de Excel está formado por hojas, cada una de las hojas contiene millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:
  1. Valores numéricos
  2. Valores Texto
  3. Fórmulas

Valores numéricos en Excel

Los valores numéricos es uno de los tipos de datos que empezaremos a revisar en el curso de excel básico semana2 los cuales nos ayudaran a representar cantidades, montos, etc. en Excel cuando ingresamos un dato numérico Excel de manera automática los alinea a la derecha:

El valor numérico pueden tener un formato especial, es decir, Excel puede agregar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A, pero son desplegados de una manera diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor, pero son desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia, pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.

Fechas en excel son números

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede verse para una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 16/06/2019 es en realidad el valor numérico 43632. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.

Precisión de los valores numéricos en Excel

En cuanto a los valores numéricos en Excel tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos los números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos, pero si agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor 1234567890123450.

Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.

Valores de texto en Excel

El otro tipo de dato que trataremos en el curso de Excel Básico semana2 es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación, puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

Formulas en Excel

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado.

Tipos de operadores en Excel

Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un operador es un símbolo que representa una determinada operación. En esta ocasión haremos una revisión detallada de todos los tipos de operadores en Excel, así como su precedencia, es decir, el orden en que se realizan las operaciones. Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales:
  1. Fórmulas aritméticas
  2. Fórmulas de comparación
  3. Fórmulas de texto
  4. Fórmulas de referencia
Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten realizar los cálculos y operaciones específicas de cada grupo. A continuación, enlistaré los operadores de cada grupo.

Operadores aritmeticos en excel

Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La siguiente tabla muestra los operadores aritméticos de Excel:

Operador Nombre Ejemplo Resultado
+ Suma =10+5 15
Resta =10-5 5
~ Negación =-10 -10
* Multiplicación =10*5 50
/ División =10/5 2
% Porcentaje 10% 0.1
^ Exponenciación 10^5 100000

Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento como operador ya que al ingresar un símbolo de porcentaje después de un número provocará que Excel realice una división entre 100 de manera automática.

Operadores de Comparación

Estos operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A continuación, tenemos la lista de operadores de comparación:

Operador Nombre Ejemplo Resultado
= Igual a =10=5 Falso
> Mayor que 10>5 Verdadero
< Menor que 10<5 falso
>= Mayor o igual que «a»>=»b» falso
<= Menor o igual que «a» <=»b» Verdadero
<> Diferente de «a»<>»b» Verdadero

ademas los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de Excel que nos permiten ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida.

Operadores de texto

Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto.

Operador Nombre Ejemplo Resultado
& Concatenación =»abc»&»123″ abc123

Operadores de referencias en Excel

Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia

Operador Nombre Descripción
: Rango Produce un rango a partir de dos referencias de celda. (A1:D5)
, Unión Produce un rango que es la unión de dos rangos (A1:D5,F1H5)
(Espacio) Intersección Produce un rango con las celdas comunes de dos rangos (A1:D5 B3:F8)

Recuerda que, si tu sistema tiene la configuración regional de España, entonces el operador de unión será el punto y coma (;) y no la coma como aparece en la tabla.

Precedencia de operadores en Excel

Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario conocer el orden en que dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón existe un orden de precedencia que determina la manera en que Excel hace los cálculos:

Precendencia Operador Operación
1 : Rango
2 (espacio) Intersección
3 , Unión
4 Negación
5 % Porcentaje
6 ^ Exponenciación
7 *y/ Multiplicación y divición
8 +y- Suma y Resta
9 & Concatenación
10 =< ><=>=<> Comparación

Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia, entonces Excel realizará los cálculos de izquierda a derecha.

Cómo controlar el orden de precedencia

La única manera en que podemos influir en el orden de precedencia de operadores en Excel es utilizando paréntesis. Al colocar paréntesis alrededor de un cálculo estaremos diciendo a Excel que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho cálculo y por lo tanto se realizará primero. En la siguiente imagen puedes observar cómo se modifica el resultado de una fórmula al incluir paréntesis.

Fórmula Cálculo1 Cálculo2 Cálculo3 Resultado
=2^8/4*2+4 =256/4*2+4 =64*2+4 =128+4 =132
=2^(8/4)*2+4 =2^2*2+4 =4*2+4 =8+4 =12
=2^((8/49+2+4) =2^(2*2+4) 2^(4+4) =2^8 =256
=2^(8/4+(2+4)) =2^(8/4*6) 2^(2*6) =2^12 =4096

Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los cálculos con el paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro de un mismo paréntesis existen varios operadores, entonces se aplicarán las reglas de precedencia antes vistas. De esta manera los paréntesis nos permiten controlar el orden de precedencia de los cálculos es una fórmula de Excel.

Nombrar nombres a celdas  o rangos en Excel

Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a un rango, pero también existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente adecuadamente.

Asignar un nombre a un rango de celdas

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas como se muestra en la siguiente imagen:
Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Fórmulas y el botón Asignar nombre.
Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botón y se mostrará el cuadro de diálogo Nombre nuevo:

Utilizar un nombre en una fórmula

Como ejemplo final utilizaré el nombre que acabamos de crear dentro de una fórmula para que observes cómo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de fórmulas:
Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus fórmulas para facilitar tu trabajo.

Referencias absolutas y relativas en excel

Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos. Seguramente habrás escuchado sobre las referencias absolutas y las referencias relativas, así que hoy dedicaremos algún tiempo a conocer las diferencias entre ambos tipos de referencias.

Referencias relativas en Excel

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila. Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es muy fácil, ya que es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1 y cuyo valor es multiplicado por 2.

=A1*2

Así de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinación de una letra y un número sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado la fórmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha fórmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.

Ejemplo de referencias relativas en excel

Este cambio automático en la referencia sucedió porque, al copiar la fórmula hacia abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar la fórmula de la celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y por lo tanto la fila de la referencia también aumentará en uno. Al copiar la fórmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino solamente la fila de la referencia. Ahora considera el siguiente ejemplo, donde tengo una fórmula que suma el total de las ventas para el mes de Enero:

Ejemplo de referencias relativas en excel

Nuestra fórmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento de copiarla hacia la derecha estaremos aumentando la columna por lo que la formula copiada deberá aumentar también su columna. La siguiente imagen muestra el resultado de copiar la fórmula de la celda B7 a la derecha:
Al copiar la fórmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica su columna. Por esta razón, cada celda de la fila 7 sumará el rango superior de su misma columna. Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al momento de copiar la fórmula a otras celdas. El cambio será relativo a la cantidad de columnas o filas que se ha desplazado la fórmula.

Referencias absolutas en Excel

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas. Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia absoluta a la celda A1:

=$A$1*2

Esta es la misma fórmula del primer ejemplo de la sección anterior. Así que la colocaré también en la celda B1 y la copiaré hacia abajo. La siguiente imagen muestra el resultado de dicha acción:
Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de precios en dólares y el tipo de cambio que está indicado en la celda E2. El primer intento que haremos por resolver este problema es utilizando la siguiente fórmula:

=B2*E2

Ingresaré esta fórmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos el siguiente resultado:

Ejemplo de referencias absolutas en excel

La fórmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las fórmulas de las filas inferiores devuelven cero. Al observar la fórmula de la celda C6 nos damos cuenta que, al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modificó ambas referencias, inclusive la que hacía referencia a la celda E2 que contiene el tipo de cambio y por esta razón obtenemos el valor cero. Si queremos que todas las fórmulas hagan referencia a la celda E2 sin importar que la copiemos a otra ubicación, entonces es necesario hacer que dicha referencia sea absoluta. Nuestra fórmula quedará de la siguiente manera:

=B2*$E$2

En esta fórmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta. En el momento en que ingresamos esta fórmula en la celda C2 y la copiamos hacia abajo, obtenemos el resultado correcto para cada uno de los productos.
Lo mejor de este tipo de fórmulas es que, podrás cambiar el valor del tipo de cambio y obtendrás los nuevos precios automáticamente sin la necesidad de modificar las fórmulas.

Diferencias de referencias relativas y referencias absolutas en excel

Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa está en que la primera de ellas utiliza el símbolo $ para hacer saber a Excel que queremos dejarla fija aún después de haberla copiado a otra celda.
Muchas gracias por haber leído este artículo sobre el curso de Excel básico semana2, no te olvides de dejar tus comentarios sobre que te pareció el curso, para así poder mejorar, mientras tanto puedes revisar el curso de Excel básico semana3
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